在電子政務系統實現過程中電子公文在網絡上傳輸。公文流轉為辦公自動化系統的主要構成部分之一。因很多文件的內容涉及機密信息,因此一定要確認某用戶在某時刻是否對公文有訪問或修改權限,並確保對公文操作的不可抵賴性,保證公文處理的準確性、高效性,公文傳遞的安全性和快捷性。公文流轉過程中一個重要的問題就是對公文的簽名和驗證。領導處理完畢公文後,通常需顺利获得簽名來保證文件的有效性。

數字簽名在保證數據的完整性、私有性、不可抵賴性方面極其重要,使得信息的接收者能驗證信息來源是真實的、信息是完整的,而其不可抵賴性能保證信息的發送者不能不承認自己真的發送了這個信息。電子政務系統用數字簽名技術,能確保公文在網絡傳輸過程中,不被違法者截取、任意修改、刪除,及不被違法者冒充生成並發送。

公文的發送者使用Hash函數把電子公文生成一個Hash值。發送者拿自己的私鑰加密此Hash值來成為發送方的數字簽名。電子公文的大小是不固定的,而其摘要的尺寸一般固定。這樣做的目的是提高簽名的速度,以提高辦公效率。然後,這個數字簽名會當做公文的附件與公文共同發送給公文的接收者。公文的接收者先從接收到的原始公文中計算出Hash值,再用發送者的公鑰驗證公文附加的數字簽名。若兩個Hash值相等,那麼接收者就可以確定此數字簽名是發送者的。顺利获得數字簽名可實現對原始公文的鑑別。只要清楚公文發送者的公鑰,就可驗證他的數字簽名,從而確認收到的公文是真實與完整的。